各学院：

按照校档案馆要求,现将2014届毕业生教学类材料组档立卷相关要求通知如:

一、本次教学类材料组档立卷材料包括：

1．《河北大学学生学籍卡》（实行学分制管理的各学院）

2．《河北大学XXXX学院XXXX级XXXX专业XX科XX班学生成绩单》（医学部）

3．《河北大学XXXX学院学生学籍及学习成绩登记表》（质量技术监督学院专科、人民武装学院、工艺美术学院）

二、学籍管理档案包括学籍管理档案卷内目录、卷内页（加封面和封底装订成册）及档案盒。

三、学籍管理档案组档立卷要求：

1.档案盒：（具体格式要求见附件2）

① 封面：

档号、档案馆号、缩微号：不用填写。

案卷题名：“河北大学教务处****届**学院**专业**科（本科/专科）学生学籍卡”,“案卷题名”填写时第一行空两格，写满之后再回行，回行顶格写。

归档单位：“教务处”居中书写。

起止日期：学生入学时间至毕业时间。

保管期限：“永久”居中书写。

密级：不用填写。

② 封底：

立卷人：各院教务科长。

检查人：不填。

立卷时间：2014.6.30。

2．学籍管理档案卷内目录（以《河北大学学生学籍卡》为例）（见附件1、打印）

① 档号：不用填写。

② 件号：三位数，“001、002、……”以此类推。

③ 文号：即学生学号。

④ 责任者：为学生姓名。

⑤ 文件题名：为“****届**学院**专业**科（本科/专科）学生学籍卡”。

⑥ 成文日期：2014.6.30。

⑦ 页号：1-、2-、3-、……，最后一格要体现结束页码，例如“40-40”。

⑧卷内目录一式两份，学籍卡册内装订一份，档案盒中放另一份，同时将电子版发至注册选课中心邮箱（zczx@hbu.edu.cn）。

3.卷内页

① 卷内册封面填写格式与档案盒封面填写格式相同（具体格式要求见附件2）。

② 原则上一个专业装订一册，装入一个档案盒，如果专业人数过多，一盒装订不下，可以分成多盒。但必须在“案卷题名”后标明（一）（二）（三）……。

③ 一个档案盒中的学生学籍卡只能装订成一册。即，如果一个档案盒中装入了多个专业的学籍卡，也只能装订成一册，并在封面写明专业。但每卷不能超过200页，超过200页要分卷装订。

④ 学生学籍卡按学号从小到大的顺序排序，再给卷内页标注页码，页码一律用黑色碳素笔标记,如果卷内页为正反两面，正反两面均需标注页码，页码位置为可视页面的右下角。（装订前应检查卷内页码与目录页码是否对应）。

⑤ 按“三孔一线”方式装订卷内册，孔距7－8cm，呈均匀排列，绳结要系在装订册背面中间孔的位置上，不能用钉书钉装订。

四、以上材料上报时间：2014年7月11日下午6时前

如有问题请与教务处联系（电话：5079770）

附件1：卷内目录填写格式

附件2：档案盒/卷内册封面、封底填写格式

教 务 处

2014年5月30日